Dé Sollicitatie Tips voor iedereen !!
Basisregels voor de brief
Het hoofddoel van de brief is om te worden uitgenodigd voor een gesprek. De brief moet (en kan) daarom kort en duidelijk zijn. Met uw brief moet u de werkgever overtuigen en nieuwsgierig maken. Uw brief is uw visitekaartje. Gebruik de brief om uzelf te onderscheiden. In tegenstelling tot het c.v. zegt de brief iets over uw persoonlijkheid.
Het gebruiken van de AIDA-formule bij het schrijven van uw brief kan ervoor zorgen dat juist uw brief uitgekozen wordt.
A Attention. De lezer moet geattendeerd worden op u en uw capaciteiten.
I Interest. De lezer moet geïnteresseerd raken in u als kandidaat voor de vacature.
D Desire. De lezer wil kennis maken met degene achter de brief.
A Action. Er wordt actie ondernomen, dat wil zeggen dat u een uitnodiging krijgt voor een sollicitatiegesprek.
Enkele regels die in ieder geval in acht moeten worden genomen:
Maak gebruik van een duidelijk lettertype (bijvoorbeeld Times Roman of Arial).
Tussen de verschillende onderdelen van uw brief, inleiding, midden en slot, hoort een regel wit.
Zorg dat het geheel er verzorgd uitziet. Bijvoorbeeld: brief en c.v. in hetzelfde lettertype, geen doorhalingen enz.
Wanneer u de brief print: liever niet uitlijnen.
De brief is niet langer dan één à anderhalf A-4.
Het is beter om de brief te typen, tenzij men uitdrukkelijk om een handgeschreven brief vraagt.
Sluit altijd een curriculum vitae bij. In de brief kunt u voor de details die uw kennis en ervaring concretiseren en ondersteunen naar uw c.v. verwijzen. Het c.v. wordt altijd getypt, ook bij een handgeschreven brief.
Wanneer de brief niet op één vel past, zorg er dan voor dat op het vervolgvel minstens een hele alinea staat (en niet een enkele regel), gevolgd door de afsluiting.
Typ of schrijf maar op één kant van het papier.
U kunt het beste wit ongelinieerd papier van een goede kwaliteit gebruiken.
Zorg voor een ruime kantlijn: +/- 4 cm aan de linkerkant en +/- 3 cm aan de rechterkant, zodat de ontvanger er een perforatie in, en aantekeningen op kan maken.
Onder uw handtekening schrijft of typt u nog eens uw naam voluit.
Bijlagen vermeldt u links onderaan de brief.
Bewaar de advertentie, een kopie van de brief & het c.v. en de aantekeningen van het informatieve telefoongesprek.
Zorg ervoor dat uw brief zo snel mogelijk bij de werkgever ligt. Er zijn waarschijnlijk nog veel meer gegadigden en het is bekend dat de eerste brieven beter en aandachtiger gelezen worden dan bijvoorbeeld de veertigste. Let erop dat de werkgever de brief in ieder geval op tijd ontvangt, dus binnen de termijn die de advertentie stelt en anders binnen twee weken.
Stuur geen originele exemplaren van diploma’s, cijferlijsten en getuigschriften op.
Als er in de advertentie niet uitdrukkelijk om wordt gevraagd, sluit u bij de sollicitatiebrief geen kopieën van diploma’s e.d. bij.
Richt uw brief aan iemand persoonlijk. Indien u geen naam heeft, dan moet u het bedrijf bellen. De aanhef “Geachte, mevrouw, mijnheer,” is veel te onpersoonlijk.
Toon interesse in de organisatie en de producten/diensten.
Wanneer de brief af is, stuur hem dan niet direct op. Neem even afstand en lees de brief nog eens rustig door op spelfouten of vreemde zinsconstructies. Laat de brief ook aan één of meer personen uit uw omgeving lezen en geef ze de gelegenheid om kritiek te geven.
De telwoorden 1 t/m 12 en de tientallen (10, 20, 30, etc) moeten voluit geschreven worden. De overige telwoorden hoeven niet voluit geschreven te worden maar kunnen gewoon in cijfers opgeschreven worden.
Schrijfstijl
Tegenwoordig komen er per vacature veel brieven binnen. Het is moeilijk om uit dit aantal een stuk of 5 brieven te selecteren. De brieven waar spelfouten in zitten vallen vrijwel meteen af!
Pas uw schrijfstijl aan aan het soort organisatie waar u naar schrijft.
Vermijd teveel vakjargon.
Maak ook geen gebruik van verkleinwoordjes. Hiermee doe je vaak afbreuk aan je eigen ervaringen. Vergelijk ‘baantjes’ met ‘diverse werkzaamheden’, en ‘werkstukje’ met ‘scriptie’.
Gebruik, vooral in de inleiding, korte zinnen en wissel de zinslengte af.
Het gebruik van het woord ‘ik’ is niet verboden, maar gebruik het niet te vaak.
Gebruik actieve werkwoorden, vermijd de lijdende vorm en de onvoltooid verleden tijd. Schrijf zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd.
Door de psychologische test wordt uitsluitsel gegeven.(fout);
De psychologische test geeft uitsluitsel. (goed);
Tijdens mijn studie deed ik veel aan sport.(fout);
Tijdens mijn studie heb ik veel gesport. (goed);
Verplaats u in de persoon die de brief ontvangt en leest.
Verval niet in algemeenheden, wees concreet
Ik beschik over goede contactuele vaardigheden en kan goed samenwerken (fout);
Mijn scriptie is gebaseerd op gesprekken die ik voerde met deskundigen op mijn vakgebied (goed);
Het symposium dat ik op . .. organiseerde was een groot succes mede dankzij de goede samenwerking met de andere betrokkenen (goed).
Gebruik geen afkortingen. De afkortingen drs., mr. en t.a.v. (om de brief aan iemand te richten, niet in de brief zelf) mogen wel gebruikt worden.
Formuleer positief. Wat zou u4 als werkgever meer aanspreken?
Hoewel ik niet voldoende kennis van het arbeidsrecht heb, acht ik mijzelf verder voldoende gekwalificeerd voor de door u aangeboden functie (fout);
Ik acht mijzelf gekwalificeerd voor de door u aangeboden functie en ben bereid mij zo nodig in een aantal rechtsgebieden nader te verdiepen (goed).
Vermijd dus negatieve woorden zoals ‘niet’, ‘pas’, ‘net te laat’, ‘genoodzaakt’, ‘helaas’, ‘jammer’, enz. wanneer er positievere alternatieven mogelijk zijn. Benadruk wat u wèl kunt of wilt doen.
Gebruik geen spreektaal, maar ook geen overdreven – vaak ouderwetse – schrijftaal. Pas op voor stijlbreuk, het komt weinig professioneel over wanneer de schrijfstijl afwisselend formeel en informeel is
Gaarne doe ik u bij dezen mijn supergeslaagde publicatie toekomen (fout).
Gebruik niet teveel dezelfde woorden en zeker niet in één zin: zoek een synoniem of geef een omschrijving. Bijvoorbeeld
Als kapster knipte ik dames, heren en kinderen. Een kapster moet flexibel zijn (fout);
Als kapster knipte ik dames, heren en kinderen. In dit beroep moet je flexibel zijn (goed).
Formuleer bondig en zakelijk (dus niet wollig en breedsprakig) en doe geen irrelevante mededelingen, maar wees ter zake.
Soorten brieven
Er zijn drie soorten sollicitatiebrieven: de reactie op een advertentie, de zogenaamde open sollicitatie en de netwerkcontactbrief. De reactie op een advertentie is de meest gangbare sollicitatiebrief. De open sollicitatie is vooral gebruikelijk bij grote instellingen en bedrijven die hun personeelsbestand voortdurend moeten aanvullen. Het is vaak niet onverstandig een open sollicitatie aan een klein bedrijf te richten vooral wanneer de activiteiten van zo’n bedrijf goed aansluiten bij uw belangstelling, kennis en ervaring. Het midden- en kleinbedrijf is een nog braakliggend terrein voor academici. Het schrijven van een netwerkcontactbrief is een indirecte manier van solliciteren. Hieronder worden de verschillende brieven kort behandeld.
De reactie op een advertentie
Solliciteren is jezelf verkopen. Het is daarom belangrijk dat u uw product kent en weet in hoeverre uw product aansluit bij de behoeften en de kenmerken van de klant (de potentiële werkgever). Nadat je eerst een zelfanalyse hebt gemaakt (hier zijn diverse boeken over te verkrijgen) is een degelijke advertentieanalyse van belang: wat zijn de behoeften en kenmerken van een klant?
Advertentie-analyse
Lees de advertentie een aantal maal goed door. De stijl van de tekst, het logo en de beschrijving van de functie vertellen je al het een en ander over de heersende cultuur binnen een organisatie. Pas je brief hieraan aan! Probeer een beeld te krijgen van de persoon waar de organisatie naar op zoek is. Wat moet hij of zij kunnen en wat voor werkzaamheden moet hij of zij uitvoeren?
Bij een sollicitatie als reactie op een advertentie doe je er verstandig aan om je brief en c.v. telkens aan te passen aan de functie-eisen uit de betreffende advertentie. Maak geen oppervlakkige standaardbrief, want dan zal je brief er nooit uitspringen of precies aansluiten bij de gevraagde eisen.
Vragen die je jezelf moet stellen bij het lezen van een advertentie:
Welke functie betreft het?
Wat is de precieze functie-inhoud? Probeer hier een concrete voorstelling van te maken.
Wat zijn de functie-eisen en voldoe ik aan al deze eisen?
Aan welke functie-eisen voldoe ik niet precies? Kan ik deze eventueel compenseren in de brief of in het gesprek en door welke argumentatie of op basis van welke ervaring?
Aan welke functie-eisen wordt prioriteit gegeven? Welke eisen zijn in de ogen van het bedrijf en de opsteller van het advertentie-profiel (vaak de selecteur) de belangrijkste? Meestal zijn de eisen in volgorde van belangrijkheid geplaatst in de advertentietekst.W
Wat voor soort bedrijf is het?
– Commercieel / niet-commercieel?
– Groot of klein?
– Informeel of formeel (kijk naar het woordgebruik in de advertentietekst)?
– Gevestigd of in de pioneerfase (idem, kijk naar de precieze verwachting die het bedrijf heeft ten opzichte van de functionaris)?
Wie selecteert?
Hoofd personeelszaken (pz) of pz-functionaris of afdelingsmanager.
Kom je te werken in een team, of betreft het een solitaire functie? Leg er in de brief de nadruk op dat je goed in teamverband, respectievelijk zelfstandig kunt werken, en geef een voorbeeld waaruit dat blijkt.
Advertentietaal
Bij het analyseren van een advertentie krijg je te maken met ‘advertentietaal’; woorden die je wellicht wel kent, maar waarmee je bij nader inzien toch niet goed uit de voeten kunt. Wanneer je je van de juiste betekenis van deze advertentieterminologie bewust bent kan je daar in je brief gebruik van maken. Je bent beter in staat om in je brief bepaalde eisen nader in te vullen en te concretiseren. De volgende woordenlijst maakt het je gemakkelijker:
Accuratesse =
Stipt en nauwkeurig werken, zonder een Pietje Precies te zijn.
Analytisch denkvermogen =
Snel tot de kern van de zaak komen. Hoofdzaken van bijzaken kunnen scheiden.
Besluitvaardigheid =
Knopen doorhakken, snel kunnen denken; er is geen tijd voor wikken en wegen.
Creativiteit =
In staat zijn om oplossingen en nieuwe ideeën aan te dragen.
Duizendpoot=
Bereid tot het verrichten van een diversiteit aan werkzaamheden: van koffie halen, kopiëren tot het opstellen van een werkplan.
Dynamisch =
Niet rechtlijnig, en innerlijk bewogen zijn.
Efficiënt =
Doeltreffend en doortastend kunnen werken.
Flexibiliteit =
Met verschillende mensen en situaties om kunnen gaan, over aanpassingsvermogen beschikken.
Improvisatievermogen =
Oplossingen kunnen bedenken wanneer de zaken anders lopen dan was gepland.
Inspirerend =
In staat zijn je enthousiasme over te dragen; aanstekelijk op anderen werken.
Inventief =
Snel praktische oplossingen voor problemen kunnen bedenken.
Mobiliteit =
Bereid te verhuizen of te reizen.
Praktisch ingesteld =
Meer een doener dan een denker zijn.
Slagvaardig =
Snel en doelgericht reageren.
Sociale vaardigheden =
Tactvol met mensen om kunnen gaan.
Stabiele persoonlijkheid =
Evenwichtig, stressbestendig zijn.
Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk en mondeling)=
Duidelijk onder woorden kunnen brengen wat je bedoelt.
Veelzijdigheid =
Tot meerdere, verschillende dingen in staat zijn.
De open sollicitatie
Bij een open sollicitatie gaat het initiatief van de sollicitant uit. De sollicitant vestigt vóórdat een potentiële werkgever een advertentie plaatst, de aandacht op zichzelf. De kans is aanwezig dat men een vacature voor u heeft of dat er binnenkort één vrij komt. Wanneer er geen vacature is maar uw gegevens wel interessant zijn voor de werkgever, zullen uw brief en c.v. wellicht worden bewaard in portefeuille met het oog op eventuele toekomstige vacatures. Soms wordt u uitgenodigd voor een oriënterend gesprek. Een oriënterend gesprek is bijna altijd vrij informeel. De bedoeling van dit gesprek voor de werkgever is, dat hij of zij zich een beeld kan vormen van wat u zoekt en kunt en van u als persoon (of u in de organisatie of de afdeling past). Het gesprek geeft u de kans om te laten zien wat u in huis heeft. Tevens krijgt u een beeld van de organisatie en de functie(s) waar u voor in aanmerking komt. U kunt naar aanleiding van dit beeld beslissen of u in de organisatie past.
Bij deze manier van solliciteren is het van groot belang dat u in uw brief concreet aangeeft wat u wilt en wat u het bedrijf te bieden heeft. Telefonisch contact opnemen is bij de open sollicitatie eigenlijk een ‘must’. Vraag of er behoefte is aan bepaald personeel en aan wie u het beste een open sollicitatie kunt richten (noteer naam, voorletters, geslacht en functie). Het is aan te raden een dergelijke sollicitatie altijd aan iemand persoonlijk te richten, zodat u zeker weet dat de juiste persoon uw brief onder ogen krijgt.
Schrijf een brief waarin u refereert aan de informatie die u heeft gekregen. Maak duidelijk waarom u juist deze organisatie benadert en wat u voor de organisatie zou kunnen betekenen. Geef eventueel in de brief aan dat u over ongeveer een week contact opneemt. Telefoneer in ieder geval een dag of drie nadat u uw brief heeft verstuurd of uw brief is ontvangen. Meteen vragen of er mogelijkheden zijn en wanneer heeft meestal geen zin. Er komen bij de meeste bedrijven veel open sollicitatiebrieven binnen. Beantwoording van uw brief kan daarom wel even duren. Soms wordt de brief doorgestuurd naar een aantal afdelingen waar u misschien aan het werk zou kunnen mits er een vacature is. Dit proces neemt vaak ook lang in beslag. Open sollicitaties hebben voor een bedrijf geen prioriteit. Reken er daarom op, dat juist bij een open sollicitatie een definitief antwoord lang kan duren.
Het netwerkcontact
Via de juiste contacten kunt u allerlei informatie ontvangen, informatie om uw doelstelling te
bereiken. Een netwerk is een net/web van sociale contacten. Netwerken betekent actief bezig zijn met het leggen van contacten. Het netwerkcontact is een indirecte weg naar de door u gewenste functie: het contact is niet bedoeld om direct naar een bepaalde functie te solliciteren. Een netwerkcontact gebruikt u om uzelf te oriënteren op de door u beoogde functie. Het contact geeft u informatie over de functie en de cultuur binnen de organisatie waar u wilt solliciteren.
Belangrijke netwerkcontacten zijn mensen die binnen een organisatie werken waar u graag zou willen werken, personen die een bepaalde functie vervullen die op uw interessegebied ligt en mensen die u via via verder kunnen helpen. Wanneer u goed gebruik maakt van uw netwerk zult u binnen korte tijd een realistisch overzicht hebben van de mogelijkheden die de arbeidsmarkt u te bieden heeft.
Personen die u kunt benaderen zijn bijvoorbeeld (studie)vrienden en -kennissen, professoren en docenten, clubvrienden, vroegere collega’s enz. Wanneer zij niet direct iets voor u kunnen betekenen, kunnen zij u wellicht in contact brengen met personen die voor u wel van belang zijn. Is er in uw directe omgeving niemand die u verder kan helpen om een oriënterend gesprek binnen de door u beoogde organisatie te regelen, bel dan met de afdeling personeelszaken en vraag of men iemand binnen de organisatie weet die u zou kunnen benaderen. Vele andere wegen staan ook voor u open, bijvoorbeeld banenmarkten, congressen en uitzendwerk.
Bij het opzetten en uitbreiden van uw netwerk is het gebruikelijk een brief te schrijven, tenzij u vermoedt dat een telefoontje beter is. Vraag in uw brief niet naar een baan. Dit wordt meestal als te direct en bedreigend ervaren. Bovendien zal men in de meeste gevallen niet aan uw verzoek kunnen voldoen.
Formuleer duidelijk het doel van het oriënterende gesprek: u wilt informatie over de functie(s) en de organisatie. U wilt weten of u in aanmerking zou komen voor de functie(s). Maak gebruik van voorinformatie; jaarverslagen, vaktijdschriften en informatiefolders zijn goede aanknopingspunten voor een gesprek. Kennis verkrijgen over de door u geambieerde branche is belangrijk. Het bedrijf zal, wanneer u kennis van zaken hebt, u zien als een volwaardige gesprekspartner. Vergeet niet aan uw netwerkcontact te vragen of u zijn/haar naam mag noemen in de verdere sollicitatieprocedure.
Schroom niet om dergelijke contacten te leggen. De ervaring leert dat de meeste mensen zich gevleid voelen wanneer ze worden benaderd en graag iets vertellen over hun werkzaamheden. Stuur na afloop van het contact een bedankkaartje of -briefje.
Telefonisch informatie inwinnen
Op deze plaats dient enige aandacht te worden geschonken aan het telefonisch inwinnen van informatie. Wanneer na een grondige analyse van de advertentie niet duidelijk is aan welke eisen u moet voldoen of wat de functie nu eigenlijk precies inhoudt, is het raadzaam om gewoon eens op te bellen. Ook bij de open sollicitatie en het netwerkcontact is telefoneren van groot belang.
Bedenk dat in de praktijk uw naam nogal eens wordt genoteerd. Afhankelijk van de presentatie komt er een plus of een min achter uw naam. Bij de beoordeling van uw sollicitatie wordt daar rekening mee gehouden. Hier volgen een aantal handvatten voor het telefonisch inwinnen van informatie.
Bedenk van tevoren wie u wilt spreken.
Schrijf uw vragen op, zodat u niet met een mond vol tanden komt te staan.
Realiseert u zich goed wat het doel van het gesprek is. Geef duidelijk de reden aan waarom u belt.
Begin met uzelf te introduceren. Bedank aan het eind van het gesprek kort en beleefd voor de toegestane tijd.
Spreek duidelijk, goed gearticuleerd en niet eentonig.
Zorg voor een juist taalgebruik, afgestemd op de persoon met wie u telefoneert.
Stel concrete vragen, geen open vragen.
Vermijd nietszeggende uitdrukkingen, superlatieven en lange volzinnen.
Formuleer helder en zakelijk.
Luister goed.
Houd pen en papier bij de hand.
Noteer de naam en voorletter(s) van degene met wie u heeft gesproken. Vraag naar de juiste spelling. U kunt later in uw brief, of op het gesprek naar hem/haar verwijzen.
Noem een termijn waarbinnen men uw brief kan verwachten.
Welke vragen u stelt hangt af van de informatie die al in de advertentie wordt gegeven en wat u al over het betreffende bedrijf en van de functie weet. Een aantal mogelijke vragen zijn:
Wat houdt de functie in? Vraag de werkgever een en ander te concretiseren.
Wanneer u slechts in beperkte mate aan de eisen voldoet vraag dan of het zin heeft om te solliciteren en vertel wat u wèl in huis heeft (alleen relevante zaken).
Welke carrièremogelijkheden heeft de functie te bieden?
Blijft uw brief bij afwijzing in de portefeuille om bij komende vacatures opnieuw te worden bekeken?
Hoe verloopt de sollicitatieprocedure? Binnen welke termijn hoort u iets?
Hoe groot is het bedrijf en hoeveel personen werken er op de afdeling waar u eventueel zou komen te werken?
Vraag of men een uitgebreid vacatureoverzicht heeft en wil toesturen.
De opmaak van de brief
Tegenwoordig zijn er geen duidelijke regels meer voor de opmaak van sollicitatiebrieven. Er zijn verschillende variaties in opmaak. Belangrijk is dat een brief er netjes uitziet, dat hij getypt is, dat er geen onduidelijkheden of taalfouten in staan en dat er goed gemotiveerd wordt waarom er gesolliciteerd wordt naar deze functie en in dit bedrijf.
Algemene regels voor het uiterlijk van de brief hebben we al besproken. De alinea indeling en de inhoud bespreken we in deze paragraaf.
De inhoud van de brief kan in 3 alinea’s worden verdeeld:
Alinea 1 (inleiding) bevat:
1. het feit dat u solliciteert;
2. naar welke functie u solliciteert;
3. hoe u van het bestaan van de vacature op de hoogte bent.
Alinea 2 (middenstuk) bevat:
4. op welke manier u voldoet aan de eisen,
5. uw motivatie voor het bedrijf en de functie.
Alinea 3 (slot) bevat:
6. een slotzin
Naast deze drie alinea’s moeten natuurlijk ook het adres, uw eigen naam, de bijlagen en dergelijke in de brief vermeld worden. Op ieder stukje van de brief gaan we hier afzonderlijk in. Voor een compleet overzicht van een brief verwijzen wij u naar de bijlagen.
Adressering
Uw eigen adres
Vermeld hier uw voorletters en achternaam eventueel met uw academische titel. Titels worden met kleine letters geschreven, erachter komt een punt (bijvoorbeeld: drs.).
Afgekorte titels krijgen een kleine letter, met daarachter altijd een punt. Het is een misverstand dat er na een afkorting waarin de laatste letter van een woord is opgenomen geen punt zou komen. Men zou dan bijvoorbeeld ‘prof’ met punt en ‘dr’ zonder punt krijgen. In beide gevallen gaat het echter om een afkorting, en achter een afkorting komt een punt.
Vermeld bij uzelf nooit titulatuur (Weledelgeleerde Heer o.i.d.). Gebruik voor de woonplaats geen afwijkend lettertype en onderstreep hem niet. De woonplaats hoort wel in hoofdletters geschreven te worden. Uw telefoonnummer, telefaxnummer of e-mail adres komt in uw c.v..
De geadresseerde
Vroeger was het noodzakelijk de goede titulatuur te gebruiken. Tegenwoordig gebeurt dat slechts nog in zeer officiële brieven en is het niet meer onbeleefd wanneer u de titulatuur weglaat. Wilt u toch titulatuur gebruiken, gebruik dan de juiste aanduidingen.
Een burgemeester van een grote stad wordt bijvoorbeeld aangeschreven met:
Hoogedelachtbare heer (goed):
Weledelgestrenge heer (fout).
Zorg dat u op de hoogte bent van de naam aan wie u uw brief schrijft. Hier hoort (eventueel) ook een academische graad bij. Als u deze niet weet, dan moet u het bedrijf opbellen. De meeste mensen met een academische graad willen deze graag terugzien in correspondentie, gebruik deze dus.
Wanneer u uw brief moet richten aan een persoon bij een instelling, noemt u eerst de instelling en eventueel de afdeling, dan de naam van de betreffende persoon. ‘Ter attentie van’ voor de persoonsnaam is overbodig.
Bijvoorbeeld:
Ministerie van Financiën
Afdeling Externe betrekkingen
De heer drs. C. van Bemmelen
Bij de adressering krijgt de functie-aanduiding een hoofdletter, en de (eventuele) titulatuur een kleine letter:
Aan de Minister van Financiën of
Aan de Inspecteur der Directe Belastingen
Aan de weledelgeleerde heer drs. A. Jansen
In de adressering worden géén leestekens gebruikt, zet alle informatie direct onder elkaar.
Plaatsnaam en datum
Plaatsnaam en datum vermeldt u voluit.
Leiden, 22 juli 1996 (goed);
Leiden, 22-07-96 (fout).
Betreft / onderwerp
Na de aanduiding ‘onderwerp’ of ‘betreft’ komt een dubbele punt. Na de dubbele punt begint u met een kleine letter. Hier vermeldt u de vacature, wanneer er in de advertentie een vacaturenummer staat moet u deze hier ook vermelden.
Onderwerp: Vacature wetenschappelijk medewerker (fout);
Onderwerp: vacature wetenschappelijk medewerker (goed).
Bij een open sollicitatie vermeldt u hier kortweg ‘open sollicitatie’:
Betreft: open sollicitatie (goed).
Aanhef
De aanhef zet de toon van de brief. Wanneer u niet weet aan wie u de brief moet richten is het, zoals reeds eerder vermeld, aan te raden hier telefonisch naar te informeren. Hieronder volgen enkele vuistregels voor een goede aanhef.
Achter de aanhef komt altijd een komma. Desondanks begint de eerste zin van de brief met een hoofdletter.
Vermeld geen titels in de aanhef:
Geachte mr. Windt, (fout).
De woorden ‘mevrouw’ en ‘heer/meneer’ in de aanhef krijgen een kleine letter. Hierna komt direct de achternaam van de betreffende persoon, de voorletters worden weggelaten:
Geachte mevrouw Jansen, (goed);
Geachte mevrouw J. Jansen, (fout).
Het is ongewenst om in de aanhef afkortingen te gebruiken, zoals bijvoorbeeld
Geachte mevr.,(fout).
Bij een naam met een voorzetsel, bijvoorbeeld Jan de Vries, krijgt het voorzetsel een hoofdletter wanneer er geen voornaam of voorletter aan voorafgaat:
Geachte heer De Vries, (goed);
Geachte heer de Vries, (fout).
Wanneer u er niet achter bent gekomen of de geadresseerde een man of een vrouw is, schrijft u:
Geachte heer, mevrouw, (goed);
Geachte heren, (fout: er zijn ook vrouwen die uw brief lezen);
Mijne heren (nog fouter).
Weet u wel het geslacht maar niet de naam, dan wordt het:
Geachte heer, of Geachte mevrouw,
De aanduiding ‘mejuffrouw’ is niet meer in gebruik.
Schrijft u aan een groep personen dan kan de aanhef zijn:
Geacht bestuur, Geacht college, Geachte (sollicitatie)commissie, Geachte raad enzovoorts.
Deze aanhef kan zonder problemen worden gebruikt voor een groep die uit mannen en vrouwen bestaat (dames en heren doet teveel aan toiletten denken). Er is geen bijzondere aanhef vereist voor een groep waarin slechts één man of één vrouw zit: ‘Geachte dames en heer’ is dus niet nodig.
De Latijnse aanhef ‘L.S.’ (=Lectori Salutem, den lezer heil) wordt steeds meer als ouderwets ervaren. Het is eigenlijk te gemakkelijk om dit te gebruiken, het toont niet echt inzet of motivatie als u niet eens weet naar wie u uw sollicitatiebrief moet schrijven.
Nogmaals: bellen dus!
Inleiding
In het algemeen moet een sollicitatiebrief de volgende vijf punten bevatten. Deze vijf punten worden verdeeld over de inleiding en het middenstuk van de brief.
1. het feit dat u solliciteert;
2. naar welke functie u solliciteert;
3. hoe u van het bestaan van de vacature op de hoogte bent;
4. op welke manier u voldoet aan de eisen;
5. de motivatie.
In de inleiding komen de punten 1 t/m 3 aan de orde.
Een aantal voorbeelden:
In de Telegraaf van 23 oktober 1998 las ik de advertentie waarin u vraagt om een beleidsmedewerker. Deze functie spreekt mij bijzonder aan.
Onder verwijzing naar ons telefoongesprek van 25 oktober jongstleden laat ik u weten graag in aanmerking te komen voor een functie binnen uw bedrijf. Mijn belangstelling gaat uit naar de afdeling debiteuren. Zoals wij al bespraken trof ik uw informatie over dit werk aan in de kaartenbak van het Regionaal Bureau voor de Arbeidsvoorziening alhier.
Uw advertentie in De Volkskrant van 19 november 1998 is voor mij aanleiding om te solliciteren naar de functie van logopedist.
Open sollicitaties worden geschreven in de indirecte structuur: eerst de motivatie, dan pas het specifieke doel van de brief. In de inleiding geeft u aan dát u en waarom u op zoek bent naar een baan die past bij uw opleiding.
Binnenkort hoop ik af te studeren als onderwijskundige, daarom solliciteer ik hierbij naar een functie bij de afdeling Pedagogische Psychologie van uw stichting. Tijdens mijn studie heb ik bij deze afdeling een korte stage gelopen, waarbij mijn belangstelling voor het werk binnen uw stichting sterk is gegroeid.
Middenstuk
In het middenstuk worden de punten 4 en 5 uitgewerkt. U gaat in op de functie-eisen en u laat zien dat en hoe u aan deze eisen voldoet. Een compleet overzicht van opleiding en ervaring staat natuurlijk in het c.v.. Het gaat er in het middenstuk vooral om, aan te tonen hoe uw capaciteiten aansluiten op de aangeboden functie.
Hiertoe dient u in de eerste plaats de advertentie goed te analyseren. Probeer te ontdekken wat voor de functie het meest van belang is. Wees concreet; alleen vertellen dat u aan de functie voldoet is niet voldoende. Toon aan hoe u er aan voldoet. Wanneer er wordt gevraagd naar ‘aantoonbare belangstelling’ kunt u verwijzen naar bijvoorbeeld uw afstudeerscriptie, een abonnement op een vaktijdschrift of een lidmaatschap van een vereniging. Bij ‘goed kunnen samenwerken’ kunt u activiteiten in groepsverband of in het verenigingsleven vermelden. Ook als u niet aan alle eisen voldoet kunt u solliciteren, schrijf waarom u meent toch geschikt te zijn voor de functie (geef aan hoe u dit compenseert). Schrijf kort en duidelijk. Geef de lezer precies zoveel informatie dat hij/zij nieuwsgierig wordt en u uitnodigt voor een gesprek.
Voorbeelden:
Al sinds mijn veertiende jaar ben ik actief bezig met computers. Ik ben begonnen met computerspellen. Later ben ik gaan programmeren en sleutelen aan de hardware (uitbreiding capaciteit etcetera). Tijdens mijn studie Bedrijfsinformatica hebben deze bezigheden zich nog geïntensiveerd. Ik denk dat ik dan ook ruimschoots de benodigde kennis en vaardigheden bezit die u vraagt.
Tijdens mijn studie heb ik telefonische informatie verschaft over de werkwijze van de Dienst Studiefinanciering. Voor dat werk is een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid vereist, juist omdat het stelsel zo ingewikkeld is.
Maak in het middenstuk gebruik van een voorbeeld. Licht bijvoorbeeld één sprekend feit uit uw c.v. en gebruik dat om uw motivatie en geschiktheid te illustreren. Op deze manier bent u concreet en kan de lezer zich een duidelijker beeld vormen.
Tijdens mijn stage werd ik geconfronteerd met een reorganisatie. De problemen die dit voor mijn onderzoek opleverde regelde ik als volgt . . . Ik stel mij voor in deze functie bij soortgelijke problemen op dezelfde wijze te handelen.
Vroeger was er geen scheiding tussen brief en c.v.. Aangezien deze scheiding er nu wel is, is de brief minder belangrijk geworden. Wat met name nog wel belangrijk is in de brief is de motivatie en het tonen van uw persoonlijkheid. Schrijf de motivatie kort en bondig, als het kan in vijf regels. Laat uw motivatie aan anderen lezen en kijk of zij er uit halen wat u bedoelt. In het middenstuk geeft u aan wat u ertoe heeft gebracht om juist naar deze baan te solliciteren, en waarom juist bij dit bedrijf. In de motivatie schrijft u zichzelf als het ware naar de functie toe. Maak daarom de relatie duidelijk tussen uzelf en de door u gewenste functie.
De motivatie kunt u in plaats van in het middenstuk ook in het begin van de brief zetten. Zij kan dan een frisse en originele binnenkomer opleveren.
Graag zou ik mijn capaciteiten willen inzetten en uitbreiden binnen een interessante functie. Het vooruitzicht bij te dragen aan de ontwikkeling van uw product spreekt mij bijzonder aan. Al van jongs aan af heb ik veel interesse voor….
Ik studeer verder in de richting psychologie. De werkzaamheden binnen uw organisatie vormen een goede aanvulling op de theoretische kennis die ik hoop te verwerven. Daarom solliciteer ik graag naar de door u aangeboden functie in de Volkskrant van 25 oktober jongstleden.
In het middenstuk kunt u eventueel ook uw visie op het werk geven.
Tijdens mijn studie is vooral de nadruk gelegd op de regels, het in de vingers krijgen van het systeem van de wet. Ik ben er van overtuigd dat in de praktijk regels een minder prominente plaats innemen. Een goed advocaat weet partijen tot een compromis te brengen. Hierbij fungeren de regels op de achtergrond als het ware als onderhandelingsfiches.
Bij open sollicitaties geeft u in het middenstuk zo concreet mogelijk aan naar welke functie en afdeling uw belangstelling en voorkeur uitgaat en waarom juist bij dit bedrijf. U kunt uw motivatie baseren op datgene wat u van het bedrijf weet via media, jaarverslagen enz. Omdat het bij deze manier van solliciteren onduidelijk is wat de functie-eisen zijn, moet u in het middenstuk opleiding, achtergrond, werkervaring en interesses koppelen aan de kennis die u over het bedrijf heeft.
Slotzin
De slotzin is meestal een standaardzin, aangepast aan de organisatie waar u naar schrijft.
De slotzin komt vóór ‘Hoogachtend/Met vriendelijke groet’, en geldt als afsluiting van de brief. In de slotzin kunt u bijvoorbeeld naar het bijgevoegde c.v. verwijzen of aangeven dat u bereid bent in een persoonlijk onderhoud verdere toelichting op de brief te geven. Verder kunt u hier vermelden waar u (telefonisch) te bereiken bent en -indien van toepassing- wanneer u op vakantie bent. Wanneer u denkt dat uw brief als zodanig ‘af’ is, kunt u eventueel zonder slotzin besluiten met alleen ‘Hoogachtend’.
Enkele veelgebruikte slotzinnen zijn:
Graag wil ik mijn brief in een gesprek nader toelichten.
Graag zou ik de gelegenheid krijgen mijn sollicitatie nader met u te bespreken. Ik hoop spoedig iets van u te horen.
Voor een compleet overzicht van mijn werkervaring verwijs ik u naar bijgevoegd curriculum vitae.
Ik ben telefonisch bereikbaar op mijn huisadres dagelijks na 17.00 uur.
In mijn huidige baan moet ik een opzegtermijn van twee maanden in acht nemen.
Bij de open sollicitatie vermeldt u in de slotzin nog eens het doel:
Wanneer er binnen uw bedrijf op dit ogenblik of op korte termijn een functie vacant is die in de lijn van mijn opleiding en interesses ligt, dan kom ik hier graag voor in aanmerking. Voor meer gegevens over mijn opleiding, ervaring en interesses verwijs ik u naar bijgevoegd curriculum vitae.
In sommige gevallen is het gewenst de titulatuur en een eventueel bijbehorende slotzin te gebruiken. Raadpleeg hiervoor het woordenboek. Wanneer u uw brief bijvoorbeeld moet richten aan Hare Majesteit de Koningin (ingeval van een functie waarbij benoeming plaats vindt door de Kroon) geldt naast een standaard/formele aanspreektitel een vaste, formele afsluiting. Koenen/Endepols meldt bijvoorbeeld dat aan de Koningin gerichte stukken en brieven moeten beginnen met:
Majesteit of Mevrouw (aanhef).
In de brief zelf bezigt men vervolgens:
Uwe Majesteit.
Men dient de brief te besluiten met de formule:
Van Uwe Majesteit de zeer gehoorzame dienaar en getrouwe onderdaan,
(gevolgd door handtekening en naam).
Afsluiting
De afsluiting moet dezelfde stijl hebben als de aanhef. Een brief die begint met Geachte kan niet eindigen met Tot ziens. De meest gebruikte afsluiting is Hoogachtend gevolgd door handtekening en daaronder uw voorletter(s) en achternaam. Wanneer u al contact heeft gehad met de persoon tot wie u de brief richt, kunt u eventueel tekenen met ‘Met vriendelijke groet’ . Als u een beetje op de hoogte bent van de bedrijfscultuur (gebruik de bekende informatiekanalen), dan kunt u zelf inschatten of u Hoogachtend of Met vriendelijke groet(en) kunt gebruiken.
Hoogachtend,
(handtekening)
J. Jansen
De afsluiting kan ook samenvallen met de slotzin, bijvoorbeeld:
In afwachting van uw reactie teken ik, hoogachtend,
(handtekening)
J. Jansen
Bijlagen
Hier noemt u het aantal bijlagen of geeft u aan wat de bijlagen zijn.
Bijlagen: 2
Bijlage: curriculum vitae
Bijlage: publicatie
Wanneer u alleen het aantal bijlagen vermeldt, vergeet dan niet uw bijlagen te nummeren.
Schema opbouw netwerkcontactbrief
1. Inleiding:
Hoe bent u aan de naam van het contact gekomen.
2. Middenstuk:
a. U bent zich aan het oriënteren op de arbeidsmarkt. Geef eventueel uw opleiding en ervaring zeer beknopt weer. Verwijs naar het bijgesloten c.v..
b.Maak duidelijk dat het om informatie gaat en niet om een baan.
3. Slotzin:
Toon initiatief, u belt over .. . dagen.
4. Afsluiting
Originaliteit
Het is moeilijk om een originele brief te schrijven. Het belangrijkste is dat de brief netjes en duidelijk is, geen spelfouten bevat en dat er een duidelijke motivatie in is opgenomen. De selecteurs hebben vaak hele verschillende persoonlijkheden. Voor iedereen is de keuze subjectief. U kunt uw brief erg grappig vinden, terwijl de selecteur uw brief overdreven vindt. U wordt afgewezen omdat ze u bijvoorbeeld te arrogant of te vrijmoedig vinden.
Als u op de hoogte bent van de bedrijfscultuur, dan kunt u het wel proberen. U kunt dan inschatten wat u kunt opschrijven en wat niet. Vergeet echter niet, dat er maar weinig mensen een goede, originele brief kunnen schrijven en dat er meer mensen aangenomen worden met een saaie, maar degelijke standaardbrief die duidelijk aansluit op de functie-eisen.
Het sollicitatieformulier
Op veel vacatures komen tientallen, zo niet honderden reacties binnen. Werkgevers maken daarom veelal gebruik van een sollicitatieformulier. Met een sollicitatieformulier kan de werkgever een zekere standaardisering aanbrengen: vergelijking is zo gemakkelijker. Relevante informatie kan niet worden verdoezeld of aangedikt. Het sollicitatieformulier is eigenlijk een mix van de brief en het c.v.. Men vraagt onder meer uw personalia, welke opleidingen u heeft gevolgd en welke examens u heeft behaald. De werkgever wil weten of u werkervaring heeft, organisatorische ervaring en wat uw hobby’s zijn. Uit de hobby’s die u vermeldt kan de werkgever opmaken of u graag met mensen om gaat en of u in teamverband kunt werken (vergelijk: basketbal en atletiek, of volleybal en fotograferen). Hier volgen een aantal basisregels voor het invullen van een sollicitatieformulier. In bijlage 6 is een voorbeeldbrief voor het aanvragen van een sollicitatieformulier opgenomen.
Basisregels voor het invullen van een sollicitatieformulier
Lees voordat u begint het formulier in zijn geheel aandachtig door en zorg dat u alle vragen begrijpt. Als er onduidelijkheden zijn, dan kunt u het beste contact opnemen met de organisatie. Het fout beantwoorden van vragen staat dommer dan informeren. Sommige vragen kunnen in elkaars verlengde liggen.
Vul het formulier uiterst zorgvuldig in. Maak eerst een aantal kopieën en vul alvorens het origineel te gebruiken de antwoorden daarop in.
Schrijf netjes en goed leesbaar. Gebruik een blauwe (vul)pen. U kunt uw antwoorden eventueel ook typen.
Houd uw antwoorden zo kort en zakelijk mogelijk.
Vul alle vragen in, tenzij u ze echt niet wilt of kunt beantwoorden.
Vergewis u ervan dat u alle relevante opleidingen en ervaring heeft vermeld. Evenals bij een c.v. kan je ook hier niet relevante ervaring weglaten of samenvoegen. Als je bijvoorbeeld al de nodige werkervaring hebt dan kan je een aantal vakantiebaantjes samenvatten onder het kopje “diverse werkzaamheden”, eventueel aangevuld met een aantal voorbeelden.
In het sollicitatieformulier vraagt men vaak al direct om referenties. U hoeft deze vraag niet verplicht in te vullen. Wanneer u besluit dat wel te doen, vraag dan wel om toestemming van uw referenten.
Heeft u meer ruimte nodig, sluit dan een bijlage bij en vermeldt dit op het formulier.
Vergeet niet het formulier te dateren en uw handtekening eronder te zetten.
Kijk, alvorens u het geheel terugstuurt, het formulier nog eens goed na.
Maak een kopie van het ingevulde formulier voor uzelf
Neem een grote envelop. Let op de frankering: 85 cent is vaak niet voldoende.
De vragen over persoonlijke ervaringen zijn het moeilijkst. Waarschijnlijk heeft u geen relevante(werk)ervaring. Vertaal dan de situatie naar uw bestuurservaring of ervaring met tijdelijk (vakantie)werk en bijbaantjes. Laat een van uw medebestuursleden of (ex-)collegae de vragen eens voor u invullen, zij hebben vaak een andere kijk op uw functioneren dan uzelf. De vraag naar gewenst salaris kunt het beste beantwoorden met ‘in overleg’.
Wanneer u toch een bedrag wilt invullen, wees dan voorzichtig. Bij het Arbeidsbureau kunt u zich eventueel over de aanvangsalarissen laten voorlichten.